Contabilidad de dos actividades en la misma empresa

Fiscalmente es una sola contabilidad, una sociedad una declaración de impuestos, una sola cuenta de resultados, pero la gestión es conveniente llevarla por separado, como mínimo para la cuenta de resultados, porque lo que es la tesorería, los saldos de clientes, proveedores, etc., es muy complejo llevarlo por separado, y por ejemplo es poco operativo tener cuentas bancarias separadas, imagina que una actividad precisa de financiación y la otra no, en fin, no es tan simple, ahora bien a nivel de cuenta de resultados es relativamente sencillo llevarla separada, (sencillo una vez organizado y estructurado, lleva trabajo, pero es solo una vez .... luego ya organizado es coser y cantar, en fin, digamos "laborioso" y dicho trabajo una vez "montado" nada, el contable que siga el "estilo") ........ vamos ver ............ hay dos sistemas adaptables a un programa de gestión estandarizada, incluso en programas de bajo coste tipo contaplus, pero dependerá de dicho programa informático. Algunos programas permiten que además de las cuentas contables donde anotas las operaciones, tengan una posibilidad de “control analítico” o “control de sector o división de negocio” por la cual puedes incluso imputar parcialmente una factura a varios centros de negocio o actividades del mismo (luego te cuento los problemas y las posibles soluciones. El otro sistema es más de andar por casa, pero puede funcionar perfectamente, mira ….. las cuentas del plan general contable son a 4 cifras, éstas vienen determinadas por dicho plan, pero lo normal es utilizar 7, 8 o incluso 9 dígitos, pongamos que decides utilizar 8, entonces a nivel de cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7 del plan contable) los 4 primeros serán lo que diga el plan general contable, el quinto puede ser

1 – para actividad uno
2 – para la actividad dos
3 – para la actividad tres
9 - para las operaciones comunes o que afectan a todas las actividades.

Y los tres finales para identificación de la cuenta….. pongamos un ejemplo la cuenta de servicios profesionales que es según el plan la 6230…… pues los servicios de gestoría de pongamos los empleados asignados al convenio de la actividad 1, tendrían la cuenta contable 62301000 y los de la actividad 2, pues la 62302000, entonces la contabilización de los gastos de asesoría correspondientes al impuesto de sociedades, que afecta a ambas actividades se contabilizarían en la 62309000 (Servicios profesionales comunes) ….

Seguimos…… supongamos las compras de la actividad 1 que es la 600…. según el plan general contable, pues para la actividad 1 será la 6000 1 000 y la actividad 2, pues la 6000 2 000.

¿preguntarás y si me pasan una sola factura un proveedor común como lo hago? Pues muy simple supongamos que la factura son 10.000 € mas el 18% de IVA, total 11.800, de los cuales 4.000 son compras de la actividad 1 y 6.000 de la actividad 2, lo ideal es solicitar a los proveedores que deseas las facturas separadas por actividades, y no hay problema casi nunca, la mayoría de empresas lo hacen, incluso los que tenemos varios centros de negocio nos hacen las facturas separadas por centros, bueno, pues el asiento seria (caso de no separación)

Debe 60001000 …….......................….. 4000,00
Debe 60002000 …..........................….. 6000,00
Haber 40000001 (supongamos que este es el número de la cuenta del proveedor) ……....……. 10.000
Haber 47200000 ………......................……………….................................................….…….. 1.800

Y por cierto, si piensas en el modelo 347 (clientes y proveedores superiores a 3.000 €) aunque te hagan facturas separadas por divisiones de negocio, tampoco hay problema, porque los programas (casi todos o creo que todos) gestionan esto a través del NIF o CIF del cliente o proveedor, por tanto separen o no las facturas, o incluso si tienen que abrir dos cuentas contables de cliente para facturar por separado, el problema del 347 no existe al imputar los programas informativos por NIF o CIF como ya te indiqué.

Luego hay programas informáticos que te permiten sacar la cuenta de resultados atendiendo a un código concreto de balance, en este caso de dos actividades, en realidad tendrías tres actividades, la uno, la dos y la común que este es precisamente el problema que te comentaré en la siguiente respuesta, pero si utilizar un programa demasiado sencillo que no te permite o no dispone de esta posibilidad de “sacar” parcialmente la cuenta de resultados por codificación de un digito situado en un punto concreto, siempre te queda la exportación a Excel y “a mano” más o menos sacarlo tu atendiendo a ello, pero lo importante es que si optas por este sistema tienes que tener en cuenta siempre que deberá ir en una posición concreta, sea la quinta, o la sexta (u otra si lo prefieres) pero siempre la misma, porque de lo contrario es un lío. Y no olvides de que todas las cuentas, absolutamente todas las que correspondan a los grupos 6 y 7, deben tener el código de actividad y si no es posible la actividad “9”, porque si una sola cuenta no lo tiene, tendrás descuadres, seguro ……..

En la próxima respuesta te indico el tema del “9” ………….. que es muy fácil de decir y complejo de tomar decisiones, contablemente es muy simple, pero el problema es la “determinación del reparto” de costes e ingresos a las distintas actividades.

Bueno, si en lugar de hacerlo de este modo, lo haces por “proyectos” o por “analítica” es sistema es similar, pero tendrás que cumplimentar un campo adicional y tiene la pega de que si hay errores son más difíciles de localizar, esto lo suelen utilizar las grandes empresas, dónde un empleado no puede abrir cuenta alguna, lo hace un departamento concreto, ello para evitar que existan errores, si se permite a cualquier empleado, se puede olvidar y la ya está liada …… venga a localizar el descuadre al primer balance………….

El problema de estas cosas es la distribución de los ingresos y gastos comunes, por ejemplo los salarios de la oficina (salarios, seguridad social, etc.) ¿Cómo los imputas? Tu salario o de otros directivos ¿Cómo los repartes? Los intereses de la póliza de crédito ¿Cómo repartimos? ¿el alquiler o las amortizaciones de las naves o locales si son de propiedad? ¿los seguros de las instalaciones? Vamos que si esto se desarrolla en centros separados es relativamente fácil porque los costes ya vienen marcados, y el problema es solo de los gastos ocasionados por el staff directivo, pero si se comparte centro de trabajo es complejo, no digo complicado, digo complejo …… mira si utilizas el descuento comercial o la gestión de recibos al cobro por norma 19 ó 58, se trata solo de llevar al banco o transmitir por internet, las remesas por separado, aunque se haga el mismo día, porque tendrás dos liquidaciones separadas, o los salarios, normalmente si tienes dos actividades diferenciadas, serán dos convenios laborales diferentes, por tanto el asesor laboral o vuestro programa de nóminas, si lo hacéis vosotros mismos os vendrá todos por separado, porque al ser convenio distintos es posible que las tasas de accidentes sean distintas …….

El problema es lo otro “el reparto de los conceptos comunes”, porque durante el año los pondrás en cuentas con un 9 en la posición quinta de la numeración de la cuenta, o si el programa permite deferencia de análisis o proyecto (como le llaman algunos programas) no hay problema, la historia radica en que tienes en realidad dos actividades empresariales y tres centros, el uno, el dos y el común o “nueve” y en dicho nueve, te quedará un saldo de la leche en patinete que de alguna forma tendrás que distribuir o aplicar a una actividad u otra, esto lo puedes hacer mensualmente, trimestralmente, semestral o incluso una vez al año, cosa que creo que tanta espera (anual) supone de poca utilidad, porque lo que interesa es ir viendo la evolución diferenciada de los negocios de manera periódica, para corregir desviaciones, analizar gastos, u observar dónde uno debe dedicarse con más empeño, porque puede ocurrir que por ejemplo la actividad 1 vaya a “velocidad de crucero” y la dos un poco renqueante, entonces tu al observarlo, con total seguridad determinarás que tu trabajo como gerente debe incidir de manera relevante en dicha actividad 2.

Bueno, menudo rollo …………¿Cómo repartimos? Por volumen de ventas, pues depende, si tus negocios son una comercial de venta de productos pues es una idea, pero como una actividad sea la venta de productos de mucho precio y poco margen, y la otra sea de servicios, ya no te vale, porque al hacerlo por volumen te engañas a ti mismo, ya que la facturación, en general es un medio para llegar al resultado, pero nunca un objetivo en sí, bueno, ya me entiendes, claro que para llegar al resultado hay que incrementar las ventas, pero es un medio, no lo que se pretende al final (los resultados) ……….. lo puedes hacer por resultado estimado, si la actividad uno en teoría reportará un 40% de los márgenes (cash flow, por ejemplo) de todo el negocio, y la actividad 2, el 60%, puede servir imputar un 40% de los costes comunes a la actividad 1 y el resto a la 2, ello mediante un traspaso mensual o trimestral de los saldos de las cuentas “9” a las correctas uno y dos ….. en cuanto al trabajo mecánico de despacho, se trata de tomar un cronometro o calcular las horas de dedicación algunos días saltados, determinar el tiempo en porcentaje que se dedican a una cosa o a la otra y a partir de ahí determinar un % que servirá durante mucho tiempo, otro sistema es calcular por apuntes contables, si haces 1.000 al mes, y 350 son para la actividad 1, pues será un 35% ………. En cuanto al alquiler o la amortización de las naves, se trata de calcular un poco a “ojímetro” la ocupación en zonas de cada actividad y determinar un porcentaje.

Luego una vez tomadas las decisiones digamos “políticas” cada mes o trimestre, hacer unos apuntes contables de traspaso desde las cuentas codificadas con el 9 en la quinta posición de la numeración, hacia la 1 y la 2, de forma que los “nueves” acaben siendo una meras cuentas “transitorias”, las cuales varias veces al año quedarán a cero patatero, y desde luego a final año también.

Al final de buscar las proporciones mas cercanas a lo que es tu negocio (nunca van a ser exactas, esto es casi imposible) sin embargo esto te puede llevar seguro un año, para determinar finalmente los porcentuales de cada uno de los conceptos de gastos “comunes” a aplicar a cada actividad ¿Por qué un año? Pues porque dudo que aciertes a la primera o a la segunda, y no es nada productivo para tu negocio que estés dos meses con el puñetero cronometro en una mano y una cinta métrica en otro, esto es una chorrada, se hace de vez en cuando para “ir ajustando” la decisión final, que una vez tomada no será modificada en mucho tiempo, o lo será cada vez que las “proporciones” de ambos negocios varíen sustancialmente, porque tampoco es bueno que esto sea estático, lo tiene ser una vez implantado el sistema, y solo modificado ante esto “cambios sustanciales” en la estructura de tu negocio.

¿Cómo lo hago con un Excel? Muy simple …………… si exportas la cuenta de resultados a un Excel, con inclusión de las cuentas contables, sea el programa que sea el elegido tendrás una hoja de cálculo con al menos 4 columnas (puede que mas, según el programa por las sumas…) pero te interesan solo cuatro.

- Cuenta
- Titulo de la cuenta
- Saldo debe
- Saldo haber

Y luego con el ratón traspasar a sucesivas columnas las cifras, atendiendo a la posición quinta de la codificación de la cuenta (bueno la quinta, la sexta o la que sea) y al final una suma - resta y en paz, tachan resultado final resuelto.

Bueno y si eres experto en “excel” y sabes “organizar” condicionales en una plantilla y que lo haga la hoja de cálculo “solita” ya es la leche ………

Por cierto, observarás que en el plan general contable hay cuentas de solo tres cifras, y otras con desarrollo a 4, por tanto hay que considerar que todas son 4 cifras reservadas a lo que indica el plan general contable, si no tres se pone un cero en la cuarta y se considera que son 4 en todos los casos.

Al final lo mas complejo, que no complicado es tomar la determinación del reparto de “comunes” ya que todo lo demás, al igual que la propia contabilidad es un mero tema mecánico y repetitivo, no hace falta mucho mas, ahora bien la decisión NO ES CONTABLE, para nada, es de gerencia y de criterio de dirección, el contable que aplique la decisión de gerencia que es a quien corresponde la misma.

Para el caso de que la empresa sea pequeña y tú seas al mismo tiempo el contable y el gerente, pues con el mono de gerente tomas la decisión, y con el uniforme de contable la aplicas.

Saludos.-

Muchas gracias por la respuesta. Me ha sido de mucha utilidad. La verdad es que tenía alguna idea de como hacerlo pero no estaba seguro, y con la información que me has dado (que ha sido muy explícita) creo que no tenga ningún problema.
Insisto, muchas gracias.

Te pongo otro ejemplo que conozco, se trata de unos propietarios de un edificio de viviendas, que tienen en régimen de alquiler, son personas físicas y la ley les obliga a “llevar cuentas separadas” por unidades, ya que fiscalmente los “caseros” no pueden compensar algunas partidas negativas de unos pisos, con otros pisos con resultado positivo, bueno es igual ….. pues utilizan este sistema, lo de los dígitos en la posición quinta y sexta, de manera que el piso segundo puerta tercera será el “23” (por ejemplo), los comunes como la limpieza de la escalera, el mantenimiento del ascensor, fachadas, etc., pues a un piso que no existe el cual codifican con el “99”, y periódicamente traspasan la proporción a cada vivienda, ahí es fácil, se trata de aplicar el porcentaje de cuota de participación (metros cuadrados) en el edificio …… es simple, pero lo tuyo es mas complejo, porque el problema es ¿Cómo haces el reparto? …… asimismo en el otro sistema (analítica o proyectos) el contaplus que en un programa relativamente barato para lo que ofrece, tiene un sistema de aplicación de partidas a “proyectos”, no sé muy bien cómo va, porque nosotros disponemos de un programa o ERP algo mas complejo, no es un SAP ni un Navisión Finantials (que valen una pasta) pero si que es un programa que no lo sacas por ni 3 ni 4.000 €, es algo mas caro, y si, los balances los hace automáticos y no te hace falta utilizar la “semi chapucilla” de la exportación a Excel, que te va a funcionar, pero esto sigue siendo algo de “andar por casa”. En todo caso dependerá del volumen de tu negocio, si se puede permitir la compra de un complejo programa contable que tenga esto automatizado, (1) o si se lo debe permitir aunque financieramente pueda, que no es lo mismo. De todas formas la automatización lo que te hace es sacar los informes, pero la “decisión política o de gestión”, en relación a los porcentajes de aplicación de los ingresos y gastos “comunes” ningún programa lo puede decidir, esto todavía precisa de personas, las maquinas están muy avanzadas, pero no hasta este punto.

(1) Otra idea es en 2012 hacerlo con exportación a excel, y si ves que responde a tus necesidades o ideas, para el siguiente año, buscar en el mercado un programa con automatización de lo que tu deseas, mas que nada para no hacer el gasto ahora, sin la seguridad de que es lo que te interesa.

De todas formas, hay algo interesante en tu consulta, no sé, tal vez esté en un error, pero si consultas en un foro, entiendo que tu negocio tiene una estructura relativamente pequeña o familiar, y normalmente estos negocios, o buena parte de ellos no prestan la debida atención a los temas de gestión, no olvidemos que no llevamos la contabilidad solo para cubrirnos en temas meramente fiscales (que también), la contabilidad debe ser una herramienta de gestión del negocio, un medio para conocer datos, modificar criterios, gestionar clientes, etc. Etc., y desde luego la opción de conocer incluso con un criterio no los suficiente exacto de reparto de “comunes”, de los resultados o márgenes de dos actividades diferenciadas, no es tan solo una opción, sino que creo que más que necesaria.

En fin de estas cosas a nivel “doméstico” las suelo comentar en mi blog, a lo mejor hay algo que te interesa ahí, pero repito a nivel doméstico y de pequeñas empresas.

Un ruego, como la idea ha sido tuya (la consulta) me permites que dentro de unos días, publique un artículo en mi blog sobre esto concretamente, creo que es una buena idea, y a más de uno le va a interesar, y probablemente enlazaré estos comentarios, por si alguien tiene interés.

https://www.rankia.com/blog/economia-domestica/1032299-contabilidad-por-actividades-negocio-analisis-delegaciones , en este post de mi blog, creo haberlo desarrollado mejor, si bien en tu caso (en la respuesta) ya quedó claro que la idea la tenías de antes, solo (al parecer) precisabas de confirmación o "contraste" de la idea.