Gestión y control de gastos de empresa: Cómo reducir costes empresariales

El proceso de seguimiento de gastos es fundamental para cualquier empresa a la hora de diseñar su éxito a medio y largo plazo. Existen muchas herramientas orientadas a realizar este proceso de forma ágil y adecuada: hojas de cálculo, diverso software de contabilidad o incluso aplicaciones móviles que destacan por su interfaz intuitiva y su facilidad de manejo.

Sin embargo, la propia cuenta bancaria del negocio puede ser un instrumento de lo más valioso a la hora de elaborar un registro preciso de los gastos, facilitando así la toma de decisiones informadas y la planificación de movimientos e inversiones futuras.

En este artículo te contamos cómo puedes hacer un seguimiento de los gastos de tu empresa valiéndote de tu cuenta bancaria.

¿Qué es la gestión de gastos de una empresa?

El seguimiento de gastos de una empresa es un proceso destinado a analizar, registrar y monitorizar todos los gastos relacionados con el funcionamiento del negocio. Esto incluye cualquier desembolso económico que la empresa realice, como salarios de empleados, adquisición de bienes y suministros, alquiler de oficinas o publicidad, entre otros gastos.

En otras palabras, es una forma de controlar el dinero que la empresa invierte en diferentes objetivos y de garantizar que sus actividades se ciñen a los presupuestos establecidos previamente.

Tipos de gastos de una empresa

Existen diversos tipos de gastos que una empresa necesita gestionar, contabilizar y justificar:

Gastos fijos: Son aquellos que no cambian independientemente del nivel de producción o ventas, como el alquiler, los salarios fijos y los seguros.
Gastos variables: Dependen directamente del volumen de producción o ventas, como la materia prima, el consumo de energía en fabricación o los costos de envío.
Gastos directos: Son los costes asociados directamente con la producción de bienes o servicios, como la compra de materiales, mano de obra específica o insumos necesarios para fabricar un producto.
Gastos indirectos: No están directamente relacionados con la producción, pero son necesarios para el funcionamiento del negocio, como el mantenimiento de maquinaria, servicios administrativos o alquiler de oficinas.
Gastos de producción: Incluyen todos los costes relacionados con la fabricación de un producto, desde la adquisición de materia prima hasta los salarios del personal de planta y los costos operativos de la fábrica.
Gastos de distribución: Son los gastos asociados con la entrega del producto al cliente, como el transporte, almacenamiento y logística.
Gastos de ventas: Incluyen todo lo necesario para promocionar y vender un producto o servicio, como publicidad, comisiones de vendedores y promociones.
Gastos de administración: Son los costes empresariales vinculados a la gestión y operación de la empresa, como los sueldos del personal administrativo, papelería, alquiler de oficinas y servicios básicos.
Gastos financieros: Se refieren a los costes derivados del uso de capital, como intereses de préstamos, comisiones bancarias y costos de financiamiento.

Cómo usar una cuenta bancaria para la gestión de gastos de mi empresa

Las cuentas bancarias empresariales suelen integrar potentes recursos que facilitan el monitoreo y el control de los gastos generados por la actividad del negocio.

A continuación, te dejamos unas cuantas pistas de cómo puedes utilizar estas cuentas para realizar un seguimiento eficaz de los gastos de tu empresa.

1. Categoriza los gastos de tu empresa

Una forma bastante sencilla y bien organizada de realizar el seguimiento de los gastos de tu empresa es establecer una serie de categorías claras y específicas para cada uno de ellos.

Por ejemplo, puedes crear una categoría para las nóminas de tus empleados, otra para la compra de suministros o material de oficina y otra para los gastos asociados con transporte y vehículos.

De esta manera, siempre podrás acceder de forma rápida a la información que necesites, facilitando el control de los gastos y optimizando de paso la gestión financiera general del negocio.

2. Utiliza los servicios de banca online

Los servicios de banca online, presentes en la actualidad en la gran mayoría de bancos y entidades financieras, permiten a los empresarios y a los propietarios de negocios acceder de forma inmediata a información actualizada sobre sus gastos y transacciones. En este sentido, destacan los neobancos como Revolut, N26, Finom o Qonto; entidades que operan únicamente online, lo que les permite cobrar comisiones más bajas al usuario que la banca tradicional.

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Valiéndote de estos servicios, puedes revisar el estado de tus cuentas de forma periódica, monitorizar los gastos de tu negocio e incluso establecer alertas ante transacciones importantes o movimientos inusuales o inesperados.

Además, los servicios de banca online suelen incluir diversas herramientas para generar informes detallados que facilitan el análisis del rendimiento financiero de la empresa y la identificación de tendencias en los gastos de la misma.

3. Softwares de contabilidad

Integrar tu cuenta bancaria empresarial con algún software de contabilidad robusto y eficaz puede ayudarte a simplificar todavía más el proceso de seguimiento de gastos de tu empresa, ya que te permite automatizar buena parte del trabajo administrativo.

Además, muchos de estos programas permiten importar datos directamente desde la cuenta bancaria, lo que elimina la necesidad de añadirlos de forma manual, e incorporan herramientas avanzadas de análisis y generación de informes, por lo que son una excelente manera de optimizar el seguimiento de gastos de tu negocio.

Cómo justificar gastos de empresa

Cualquier gasto registrado por la empresa debe estar justificado con documentos legales que lo corroboren. Segú el tipo de gasto, el documento correspondiente será una factura, una nómina, un recibo, una escritura pública, etc.

Para justificar los gastos de una empresa por compras de bienes y servicios, es fundamental disponer siempre de una factura original completa como documento justificativo. Sin ella no será posible deducir el IVA soportado, aunque el gasto sea deducible en el Impuesto de Sociedades.

Además, los gastos deben aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. La Ley permite que estos se reflejen en una cuenta de reservas o exentos de contabilización en algunos casos excepcionales, como el de los elementos patrimoniales.

Por último, los gastos deben imputarse en el ejercicio en el que se han producido. Hay algunas excepciones a esta norma, ya que se pueden incluir gastos contabilizados en una fecha posterior al devengo e ingresos anteriores, siempre que el resultado no implique una tributación menor a la que se obtendría declarando los gastos en el periodo regular.

Mejores prácticas para el control de gastos

Establecimiento de presupuestos

Cómo crear y mantener un presupuesto empresarial

El establecimiento de un presupuesto empresarial es fundamental para el control financiero y la planificación a largo plazo. Aquí tienes una guía paso a paso para crear y mantener un presupuesto efectivo:

Definir los objetivos financieros: establecer metas claras y específicas que deseas alcanzar con tu presupuesto. Esto puede incluir aumentar los ingresos, reducir los gastos, o mejorar la rentabilidad.
Analizar los ingresos y gastos históricos: revisar los registros financieros pasados para identificar patrones de ingresos y gastos. Esto proporciona una base realista para el presupuesto.
Categorizar los gastos: dividir los gastos en categorías como alquiler, nóminas, suministros, marketing, etc. Esto ayuda a identificar áreas donde se puede reducir el gasto.
Establecer límites de gasto: asignar límites de gasto para cada categoría basada en los objetivos financieros y análisis histórico. Asegúrate de que estos límites sean realistas y alcanzables.
Monitorear y ajustar regularmente: revisar el presupuesto periódicamente (mensualmente, trimestralmente) y ajustar según sea necesario para reflejar cambios en los ingresos o gastos.
Involucrar a todo el equipo: asegurar que todos los departamentos y empleados relevantes comprendan el presupuesto y sus objetivos. Fomentar la responsabilidad y el cumplimiento de los límites de gasto.

Herramientas para el seguimiento del presupuesto

El uso de herramientas adecuadas puede simplificar el seguimiento y la gestión del presupuesto. Aquí hay algunas herramientas recomendadas:

Software de contabilidad: como hemos comentado antes, los softwares de contabilidad te ayudarán a tener una mejor automatización de la administración de tu negocio. Wise, Wallester o Payhawk permiten realizar un seguimiento de ingresos y gastos, generar reportes financieros y mantener un registro actualizado del presupuesto y algunos de ellos permiten la integración con softwares de contabilidad.
Hojas de cálculo: plantillas de Excel o Google Sheets pueden ser personalizadas para crear y monitorear presupuestos de manera detallada. Son útiles para pequeñas empresas con necesidades simples.
Plataformas de gestión financiera: herramientas como PlanGuru y Adaptive Insights proporcionan análisis avanzados, modelado financiero y previsión, ideales para empresas más grandes con necesidades complejas.

Gestionar y reducir gastos mensuales

Cómo controlar los gastos mensuales de la empresa

Para controlar los gastos mensuales de una empresa de manera eficiente, es fundamental llevar un registro detallado de todos los egresos. Utilizar softwares de contabilidad como QuickBooks, Xero o Holded permite monitorizar los gastos en tiempo real y clasificarlos en fijos (alquiler, salarios) y variables (publicidad, suministros), lo que ayuda a identificar áreas de ahorro.

Además, establecer un presupuesto mensual es clave para mantener las finanzas bajo control, priorizando los gastos esenciales y limitando aquellos que no generan un retorno directo.

Reducir costes innecesarios también es una estrategia efectiva. Evaluar proveedores y renegociar precios, optar por el trabajo remoto cuando sea posible y automatizar procesos pueden generar ahorros significativos. Asimismo, es crucial monitorear el flujo de caja con un seguimiento semanal de ingresos y egresos, utilizando herramientas como Google Sheets o Excel con fórmulas automatizadas para una mejor organización financiera.

Otro aspecto importante es separar las finanzas personales de las del negocio mediante el uso de tarjetas y cuentas bancarias exclusivas para empresas. Esto facilita el control de gastos empresariales y permite aprovechar beneficios como cashback en compras corporativas.

También es recomendable planificar los pagos y negociar plazos con proveedores para evitar salidas de dinero innecesarias. Aprovechar los plazos de pago permite mantener liquidez, y en caso de contar con capital disponible, es posible solicitar descuentos por pagos anticipados.

Finalmente, realizar auditorías mensuales ayuda a detectar posibles fugas de dinero y corregirlas a tiempo. Aplicando estas estrategias, una empresa puede optimizar sus recursos, reducir gastos innecesarios y mejorar su rentabilidad de manera sostenible.

Revisión regular de gastos

Importancia de revisar los gastos regularmente

La revisión regular de los gastos permite detectar rápidamente cualquier desviación del presupuesto planificado y tomar medidas correctivas antes de que se conviertan en problemas mayores, identificar áreas donde se pueden reducir gastos innecesarios o reasignar recursos para mejorar la eficiencia operativa, monitorear las transacciones regularmente para detectar y prevenir actividades fraudulentas o no autorizadas, y proporcionar información actualizada y precisa que facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas. En este sentido, Wallester destaca por ser un software basado en las últimas tecnologías y capaz de simplificar al máximo las operaciones financieras.

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Estrategias para realizar revisiones efectivas

Para realizar revisiones de gastos de manera efectiva, considera las siguientes estrategias:

Establecer un cronograma de revisión: definir una frecuencia para las revisiones (semanal, mensual, trimestral) y adherirse a ella rigurosamente.
Utilizar reportes financieros: generar y analizar reportes financieros detallados que muestren el rendimiento real en comparación con el presupuesto.
Involucrar a los responsables de departamentos: realizar reuniones regulares con los responsables de cada departamento para revisar los gastos y discutir cualquier desviación o ajuste necesario.
Automatizar el seguimiento: utilizar software que automatice la recopilación y el análisis de datos financieros para reducir errores y ahorrar tiempo.
Implementar auditorías internas: realizar auditorías internas periódicas para revisar los procesos de control de gastos y asegurarse de que se sigan las políticas establecidas.

Políticas de gasto empresarial

Crear y comunicar políticas claras de gasto

Para establecer políticas de gasto empresarial, es fundamental definir límites claros para diferentes tipos de gastos, como viajes, suministros y entretenimiento, especificando quién tiene la autoridad para aprobar cada tipo de gasto. También se deben documentar los procedimientos que los empleados deben seguir para solicitar, justificar y aprobar gastos, así como detallar los requisitos para el reembolso de gastos, incluyendo los documentos necesarios como recibos y facturas, y los plazos para presentar solicitudes.

Es esencial comunicar estas políticas a todos los empleados a través de sesiones de formación, manuales del empleado y recordatorios periódicos, asegurándose de que comprendan y sigan las directrices establecidas. Además, es importante revisar y actualizar regularmente las políticas de gasto para garantizar que sigan siendo relevantes y efectivas, realizando ajustes según sea necesario para adaptarse a las circunstancias cambiantes de la empresa.

Beneficios de tener políticas de gasto establecidas

Tener políticas de gasto claras y bien comunicadas ofrece varios beneficios para la empresa:

Control financiero mejorado: proporciona una estructura para el control de gastos, reduciendo el riesgo de gastos excesivos o no autorizados.
Transparencia y responsabilidad: fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad en el uso de los recursos empresariales.
Reducción de errores y fraudes: minimiza la posibilidad de errores y fraudes al establecer procedimientos claros y verificables.
Facilita la planificación y el presupuesto: ayuda a mantener los gastos dentro del presupuesto planificado, facilitando la gestión financiera y la previsión.
Mejora la eficiencia operativa: asegura que los recursos se utilicen de manera eficiente y alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.

Hoja de gastos de empresa, un buen recurso para empresas pequeñas

Un recurso útil para llevar la gestión y control de gastos de una empresa pequeña es emplear una hoja de gastos de empresa en formato Excel. En esta web puedes acceder a diversos ejemplos y modelos de hojas para llevar un registro de los gastos empresariales.

No obstante, lo ideal es utilizar programas profesionales avanzados en combinación con cuentas de empresa con funcionalidades de control de gastos. La cuenta Pleo es una de las opciones recomendadas para este propósito.

Si quieres aprender más sobre la eficiente gestión financiera de una empresa, te recomendamos nuestro contenido sobre Gestión financiera de una empresa: qué es, funciones y consejos para optimizarla.