El presupuesto y su control mensual: la herramienta clave para unas finanzas sólidas en tu empresa

El presupuesto es una herramienta de gestión y control que refleja la estrategia de la empresa en el corto plazo.

La gestión financiera es un aspecto crítico para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa. Dentro de las múltiples herramientas disponibles, el presupuesto se destaca como una de las más fundamentales. No solo permite a las organizaciones planificar sus finanzas, sino que también actúa como un marco para el control mensual y la toma de decisiones estratégicas. En este post, te cuento en profundidad qué es un presupuesto empresarial, su importancia, cómo se elabora y cómo se realiza un control mensual efectivo.

¿Qué es un presupuesto empresarial?

Para mí el presupuesto es una herramienta estratégica donde la empresa refleja su estrategia en el corto plazo, es decir en el próximo año.

Toda empresa debe de...

Crear cada año su plan estratégico a tres años, y será la herramienta del presupuesto donde se refleje esa estrategia para el siguiente año, plasmando dicha estrategia en números, para aterrizarla en el plano de los números, donde la empresa reflejará sus ingresos, sus gastos y su beneficio final.

También podemos decir que un presupuesto empresarial es un plan financiero que proyecta los ingresos y gastos de una empresa durante un período específico, un año. Este documento se convierte en una guía para la asignación de recursos y la evaluación del rendimiento financiero. Los presupuestos pueden abarcar diferentes áreas, como ventas, producción, gastos operativos y de capital.

Importancia del presupuesto en la empresa

Planificación financiera: el presupuesto permite a las empresas prever ingresos y gastos, ayudando a planificar la utilización de recursos de manera eficiente.
Control de costes: al establecer límites en los gastos, el presupuesto ayuda a controlar costos y evitar el desperdicio de recursos. Esto es esencial para mantener la rentabilidad. Existen innovadoras cuentas de empresa como Wallester, con herramientas inteligentes, establecimiento individual de límites y control de gastos en tiempo real que te ayudarán a mantenerte siempre dentro del presupuesto.
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Toma de decisiones: un presupuesto bien estructurado proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, como inversiones, contratación de personal y expansión de operaciones.
Evaluación del desempeño: facilita la comparación entre lo planeado y lo real, permitiendo a la empresa evaluar su desempeño financiero y realizar ajustes cuando sea necesario.
Comunicación interna: el presupuesto se convierte en una herramienta de comunicación que alinea a todos los departamentos hacia un objetivo común, promoviendo la responsabilidad y la colaboración.

Cómo elaborar un presupuesto empresarial

Elaborar un presupuesto efectivo requiere un enfoque metódico. Aquí se detallan los pasos clave:

Definición de objetivos. Iniciativas estratégicas: antes de comenzar, es fundamental establecer objetivos claros y medibles para el próximo período. Esto puede incluir metas de ventas, reducción de costos o expansión en nuevos mercados, lanzar un nuevo producto….
Recopilación de datos históricos. Business as usual: revisa los datos financieros de años anteriores para identificar patrones en ingresos y gastos. Esta información será crucial para hacer proyecciones realistas.
Proyección de ingresos: estima los ingresos esperados basándote en el rendimiento anterior, tendencias del mercado y estrategias de ventas. Es recomendable ser conservador en estas estimaciones para evitar sobrestimar los ingresos.
Estimación de gastos: clasifica los gastos en fijos (alquiler, sueldos) y variables (materia prima, marketing). Considera tanto los costos operativos como los no operativos y asegúrate de incluir un margen para imprevistos.
Elaboración del borrador del presupuesto: combina las proyecciones de ingresos y gastos en un documento. Asegúrate de que los ingresos superen los gastos para garantizar la sostenibilidad financiera.
Revisión y ajuste: comparte el borrador con los principales interesados y realiza ajustes según sea necesario. Esta etapa es crucial para obtener la aprobación de la dirección y asegurar que todos los departamentos estén alineados.
Aprobación final: una vez ajustado, presenta el presupuesto final para su aprobación por parte de la alta dirección. Este paso formaliza el plan y permite su implementación.
Comunicación del presupuesto aprobado.

El presupuesto, herramienta que nos ayuda en la comunicación y alineamiento de todos los departamentos de la empresa

Es otra de las características a resaltar de esta herramienta, y es que deben de estar involucrados en la confección del presupuesto todos los departamentos de la empresa, eso hace que se fomente la comunicación entre ellos, y que todos se alineen en la estrategia a corto plazo de la empresa

Al final cada departamento tiene que ser responsable de las partidas presupuestaria que se les ha asignado.

El proceso es claro, cada responsable propondrá las partidas que estima se van a precisar para que su departamento cumpla con sus objetivos, se abrirá debate si es correcto y si encaja con el plan de objetivos globales de la empresa, recordar que la empresa debe de tener como objetivo máximo generar un Ebitda lo mayor posible, al menos para cubrir pagos comprometidos y para su crecimiento.

Control mensual del presupuesto

Una vez que se ha establecido un presupuesto, el control mensual es fundamental para asegurar que la empresa se mantenga en el camino correcto. Aquí se presentan algunas prácticas efectivas que te recomiendo bajo mi experiencia:

Monitoreo de ingresos y gastos: establece un sistema para registrar todos los ingresos y gastos de manera regular. Esto puede hacerse a través de software de contabilidad que facilite el seguimiento en tiempo real. Cada mes antes de iniciar el control del presupuesto, tenemos que revisar que todos los ingresos y gastos sean los correctos, no falten facturas por contabilizar, haya errores… Existen buenas prácticas de gestión contable para tener unas finanzas sólidas en tu empresa.
Comparación con el presupuesto: cada mes, compara los resultados reales con lo que se había previsto en el presupuesto. Analiza las variaciones y determina las causas de cualquier discrepancia. Cada departamento deberá de participar en este punto.
Análisis de variaciones: realiza un análisis detallado de las variaciones significativas.
Pregúntate:
- ¿Por qué los ingresos fueron menores de lo esperado?
- ¿Qué gastos fueron más altos de lo planeado?
- ¿Hubo cambios en el mercado que afectaron nuestras proyecciones?
Ajustes necesarios: Si se identifican desviaciones significativas, es esencial hacer ajustes en el presupuesto o en las operaciones. Esto puede incluir recortes de gastos, ajustes en la estrategia de ventas o incluso cambios en la asignación de recursos. Deberán de ser los responsables de los departamentos quienes propongan estos ajustes cuando sea necesario.
Reportes mensuales: elabora reportes mensuales que resuman el desempeño financiero de la empresa. Estos reportes deben incluir gráficos y análisis que faciliten la comprensión de la situación financiera.
Reuniones de revisión: programa reuniones regulares con los responsables de cada departamento para revisar el desempeño en relación con el presupuesto. Estas reuniones son clave para fomentar la comunicación y el trabajo en equipo.
Evaluación de metas: revisa y ajusta las metas mensuales según sea necesario. Si una meta se ha alcanzado, considera establecer un nuevo objetivo para mantener el impulso.

Herramientas y recursos para el control presupuestario

Existen diversas herramientas y software que pueden facilitar la gestión del presupuesto y su control mensual. Algunas de las más destacadas incluyen:

QuickBooks: una de las soluciones de contabilidad más utilizadas, permite realizar un seguimiento de ingresos y gastos, así como generar reportes financieros.

Excel: aunque es una herramienta básica, su flexibilidad permite crear presupuestos personalizados y realizar análisis de variaciones de manera sencilla.
PlanGuru: una herramienta diseñada específicamente para la planificación financiera y presupuestos, que ofrece proyecciones a largo plazo y análisis de variaciones.

Otros softwares específicos para el presupuesto como pueden ser: realogic budget, six degrees planing, vistrata.

Nosotros desde DFV nos decantamos por el Excel.

Conclusión

El presupuesto empresarial es una herramienta esencial para la gestión financiera efectiva, es la herramienta bajo mi punto de vista más clave para ayudar en la gestión y control de las finanzas de cualquier empresa. No solo proporciona una hoja de ruta para la asignación de recursos, sino que también permite a las empresas controlar su desempeño financiero mes a mes. Con una elaboración cuidadosa y un control riguroso, el presupuesto puede convertirse en una guía invaluable para la toma de decisiones estratégicas y el crecimiento sostenible.

La implementación de un sistema de control mensual efectivo, junto con una comunicación clara y la disposición para ajustar el rumbo cuando sea necesario, asegura que las empresas no solo sobrevivan, sino que prosperen en un entorno competitivo. Al final, un presupuesto bien gestionado no solo se traduce en estabilidad financiera, sino también en la capacidad de alcanzar las metas a largo plazo. ¡Comienza hoy a optimizar tu presupuesto y observa cómo tu empresa se transforma!

Nosotros, desde DFV somos expertos en implantar esta herramienta en las empresas, los resultados son de éxito en casi el 100% de los casos.