¿Tiene derecho un administrador de fincas a cobrar a un administrado por hacerle un certificado?

| 03.01.2017

INDICE

1.- Introducción.

2.- Regulación legal del certificado de deuda.

3.- ¿Está obligado el administrador de fincas a entregar el certificado si el comunero se niega a pagarle?

4.- ¿Podría actuar la comunidad contra el administrador de fincas que desea cobrar por la expedición de certificados de deuda?

5.- La obligación de expedición del certificado y su derecho al cobro dependiendo de si el administrador de fincas es secretario y si no lo es.

6.- La solicitud de la expedición del certificado de deuda por motivos distintos al del art. 9 LPH en casos de compraventa. ¿Está obligado el administrador a expedirlos si no cobra antes?

7.- Conclusiones.

1.- Introducción 

Un tema recurrente en las relaciones entre la comunidad y el administrador de fincas suele ser el alcance de las obligaciones de éste en el vínculo contractual que le une a la comunidad "desde la aprobación en junta" de su nombramiento por mayoría simple. Y entrecomillamos esta expresión porque el vínculo del administrador de fincas con la comunidad no surge desde la redacción de un contrato que, por otro lado, no es obligatorio, sino desde el día de la aprobación en junta. Redactar un contrato es una cuestión recomendable que exista para perfilar ahí algunas características fundamentales en esa relación contractual. Sobre todo para evitar problemas de futuro que al momento de redactarlo no se plantean, pero que la experiencia de otros casos debe llevar al profesional a practicar la costumbre de firmarlo. Por ello, en ocasiones puede llegar a presentarse no solo una oferta económica de entre los que pugnan por llevar la administración de la comunidad, sino que también presentan una propuesta de contrato que será el que voten en la junta de propietarios. Y ahí es donde en este artículo doctrinal se recomienda, ya de salida, que se haga constar que la expedición del certificado de deuda emitido por la vía del art. 9 LPH -EDL 1960/55- sea con contraprestación del pago del precio por el vendedor del inmueble por su expedición. La cuestión que nos planteamos, en cualquier caso, es que si este extremo no consta existiría ese derecho a cobrar por su expedición aunque la Ley nada señale y solo hable de “obligatoriedad de su expedición”.

Este contrato permite incluir en el mismo las condiciones, cláusulas y pactos que las partes quieran incluir y entre ellas podría incluirse como cláusula la emisión del certificado de deuda en caso de transmisión por el comunero, que es el objeto de este artículo doctrinal. Pero en esencia esta cuestión no es una obligación que per se va unida a la labor del administrador, al punto que como primera conclusión debemos dejar por sentado que salvo que la comunidad haya incluido como parte de sus servicios la obligación de expedir estos certificados del art 9 LPH -EDL 1960/55- sin cobrarlos, el administrador tiene derecho a percibir sus honorarios por su emisión.

Y es que la naturaleza de la emisión del certificado de deuda surge ex lege del art 9 LPH, pero no forma parte de ese ámbito contractual del administrador de fincas, salvo que, como decimos, se haya pactado su emisión sin cobrar al comunero que interesa la emisión del certificado.

Así, cuando un comunero desea vender su inmueble la ley le exige que reclame al administrador de fincas que le expida este certificado donde conste la deuda que existe, pero, y aquí está la clave del tema, no para algo en lo que esté implicada la comunidad, sino por un vínculo contractual de carácter privado entre el comunero vendedor y el futuro comunero comprador. En esta tesitura, esta relación Inter partes de comprador y vendedor de un inmueble queda al margen de la comunidad. Esta no participa, sino que se confiere como una garantía para que el comprador pueda conocer el estado de deuda del inmueble para con la comunidad, a fin de saber si debe descontar del precio de compraventa esa deuda y saber con qué deuda se va encontrar. Nótese que a tenor del art 9 LPH -EDL 1960/55- el comprador va a tener una afección real de su inmueble sobre la deuda del vendedor y por ello la ley quiere garantizar el "debido conocimiento" del comprador mediante la emisión de este certificado.

Ante estas circunstancias resulta claro señalar que esta expedición del certificado debe ser abonado por el vendedor, que es quien se lo interesa al administrador de fincas. Y ello, porque es una petición directa del comunero al administrador sin intervención de la comunidad, la junta o el presidente. En base a ello, en modo alguno el vendedor puede negarse a pagar este certificado.

2.- Regulación legal del certificado de deuda.

Debemos comenzar por la naturaleza del origen de ese “interés” que siempre tiene, o debe tener, el comprador de un inmueble en conocer el “estado de deuda” del vendedor para con la comunidad. Siempre hemos recomendado en los cursos de formación que los compradores de inmuebles deben exigir al vendedor varios documentos antes de formalizar la venta y además de este certificado de deuda estarían los estatutos de la comunidad y las posibles modificaciones que de estos se hayan podido hacer al respecto, ya que aunque deban constar estas inscritas en el registro de la propiedad debe ser obligación del vendedor facilitar al comprador toda la información posible, no solo del inmueble que adquiere, sino, también, de las reglas internas de la comunidad donde se introduce, ya que de ello puede desprenderse temas importantes en materia de obligaciones de pago.

Piénsese en quien adquiere un local de negocio que deberá saber si existen reglas concretas del sistema de pago de los locales respecto a elementos o servicios comunes que dado el alto coeficiente de los locales les puede suponer un alto precio en gastos de comunidad. También es importante que el vendedor le entregue las normas de régimen interno al comprador. Se trata de documentos que la ley no obliga, pero que resultan siempre aconsejables.

Con respecto a las razones por las que el comprador debe exigir ese certificado no olvidemos que señala el art. 9. 1.e) LPH -EDL 1960/55- que:

El adquirente de una vivienda o local en régimen de propiedad horizontal, incluso con título inscrito en el Registro de la Propiedad, responde con el propio inmueble adquirido de las cantidades adeudadas a la comunidad de propietarios para el sostenimiento de los gastos generales por los anteriores titulares hasta el límite de los que resulten imputables a la parte vencida de la anualidad en la cual tenga lugar la adquisición y a los tres años naturales anteriores. El piso o local estará legalmente afecto al cumplimiento de esta obligación.

Se trata de una deuda no personal sobre el patrimonio del adquirente, pero sí sobre el inmueble, por lo que lo más correcto, y es lo que debería aconsejarse a los compradores, - y esto es muy importante-, es que en el caso de que existiera deuda ante la comunidad, cuando comprador y vendedor hubieran llegado a un acuerdo sobre el precio, que el comprador entregara al vendedor la cantidad correspondiente pero deducida la suma que adeudare el vendedor a la comunidad. Y ello, a fin de que el comprador ingresara luego el importe de la deuda que consta en el certificado en la cuenta de la comunidad de propietarios. Con este sistema las compraventas de inmuebles conllevarían la extinción de las deudas de morosos, en lugar de que ocurra el escenario con el que las comunidades se encuentran ahora, en donde al vender un inmueble el vendedor este desaparece de la esfera de la comunidad y esta pierde el privilegio de dirigirse judicialmente contra él por la vía del art. 21 LPH -EDL 1960/55-, además, de pasar a desconocer su domicilio o lugar al que requerirle de pago.

Con esta propuesta se extinguirían las deudas y los vendedores que adeudan sumas a la comunidad no se enriquecerían por la venta dejando una deuda con la comunidad que pasa a ser del comprador, cuando este puede negarse a entregar la totalidad del precio pactado y hacerlo a la comunidad para dejar cancelada la deuda hasta ese momento existente. Incluso, esta medida podría incluirse en una próxima reforma de la LPH que en el último Congreso de Colegios de administradores de fincas colegiados celebrado en Sevilla ya se reclamó con una serie de concretas propuestas a incluir en esta anhelada y necesaria reforma.

Pues bien, en segundo lugar, el art. 9.1 e) 4º LPH -EDL 1960/55- recoge la obligación de entrega del certificado de deuda con la siguiente literalidad:

1.- Exigencia en la escritura:  En el instrumento público mediante el que se transmita, por cualquier título, la vivienda o local el transmitente, deberá declarar hallarse al corriente en el pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios o expresar los que adeude. 

2.- Obligación de aportarla el vendedor:  El transmitente deberá aportar en este momento certificación sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con su declaración, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento del documento público, salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente. 

3. Plazo de emisión del certificado.  La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente, quienes responderán, en caso de culpa o negligencia, de la exactitud de los datos consignados en la misma y de los perjuicios causados por el retraso en su emisión.

Notemos que a los efectos que ahora nos interesan en el tercer punto es donde ya se hace mención a la relación del administrador de fincas con la emisión del certificado y la LPH nada recoge acerca de si es retribuido, o no. Aunque sí establece que es obligación emitirlo en un plazo, pero sin que anude consecuencias negativas a hacerlo más tarde y además introduciendo un régimen de responsabilidad en la corrección de los datos contenidos en el certificado.

3.- ¿Está obligado el administrador de fincas a entregar el certificado si el comunero se niega a pagarle?

La cuestión que nos planteamos es qué ocurriría en el caso de que el comunero se negara a abonar el importe del certificado por entender que es obligación del administrador de fincas expedirlo y sin cobrarlo. En este caso podríamos plantearnos si este podría no entregar el certificado al comunero amparado en que por un lado no hay cláusula contractual con la comunidad que le impida cobrarlo y en segundo lugar, que se trata de una petición ajena y al margen de su actividad laboral con la comunidad.

Sin embargo, la respuesta correcta jurídicamente entendemos que es que a tenor de la redacción del art. 9 LPH -EDL 1960/55- antes vista, el administrador de fincas debe expedirlo, ya que la Ley señala que La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de secretario. Ello no deja mucho campo de juego a la posible negativa del secretario administrador a entregarle el certificado además de que luego el notario también lo va a exigir. Entendemos, pues, que para evitar posibles reclamaciones judiciales por posible no ejecución de la compraventa, y que el comprador se echara atrás, que el secretario administrador de fincas expida el secretario, aunque con carácter previo le haya exigido el pago. Incluso en el mismo día en el que se lo interesa le comunique el importe de su expedición, a fin de que cuando vaya a recogerlo lo abone en el acto. Por ello, el administrador de fincas debe entregarlo en el plazo fijado, y si el vendedor no lo ha pagado tendrá acción para reclamarlo por la vía judicial.

Algún sector doctrinal se plantea que el administrador de fincas no está obligado a expedirlo si el comunero se niega a pagarlo apuntando que al no ser una obligación por contrato debe cobrarlo antes. Pero nótese que lo que la LPH sí que establece es la obligatoriedad de su expedición. Cuestión distinta es la del cobro y la naturaleza del vínculo del administrador con la comunidad en la que está excluido esta relación privada entre este y los comuneros que venden sus inmuebles.

El administrador está obligado a expedirlo, aunque en cualquier caso de no hacerlo no se trataría de un incumplimiento contractual, ya que entre comunero y el profesional no hay un vínculo que a este le obligue a expedirlo, sino es previo pago del mismo. Se daría la misma situación si un profesional liberal exigiera a un cliente el pago previo de una suma de dinero por un encargo de trabajo, de no abonarlo antes se negara a realizar ese trabajo, ya que estaría en su derecho.

Pero aunque todo lo que rodee a esta relación entre administrador de fincas y el comunero que vende quede al margen del vínculo con la comunidad, y, por ello, no sea causa de remoción que se niegue a expedirlos sí que podría acarrearle problemas con el vendedor por su no expedición, ya que la LPH le obliga a hacerlo. Cuestión distinta es que tenga derecho a cobrarlo. Vemos que se trata de una cuestión compleja, porque en el caso de cualquier profesional liberal, - piénsese en un abogado, ingeniero, arquitecto- podrían negarse a no entregar un informe o trabajo encargado si no le pagan por adelantado, aunque sea una provisión de fondos, pero en ese caso se trata de una cuestión compleja en donde existe la obligación de entregar el certificado y el derecho a cobrarlo. Pero no este último solo y si no se paga no se entrega conforme hemos analizado.

4.- ¿Podría actuar la comunidad contra el administrador de fincas que desea cobrar por la expedición de certificados de deuda?

A colación con lo expuesto también nos planteamos si la comunidad podría actuar contra el administrador de fincas por querer cobrar este los certificados de deuda que expida, a lo que debemos asegurar que en modo alguno es causa para aplicar la remoción del contrato y no es justa causa para ello.

Hemos señalado que el administrador de fincas no tiene un derecho a negarse a expedirlo si no cobra por la expedición del certificado, pero si lo entrega y expide factura para cobrar y no lo paga el vendedor, el administrador de fincas podría acudir al proceso monitorio para reclamar la deuda al tratar en el art 812 y ss LEC -EDL 2000/77463- sobre los documentos que permiten acudir a este proceso entendiéndose que este sería un documento perfectamente encuadrable en el citado precepto.

Al mismo tiempo, el certificado de deuda solo puede expedirse por el secretario administrador. No puede emitirse por otro órgano de la comunidad. Ni el presidente ni cualquier otro pueden emitirlo. Carecería de validez en caso contrario o en el de negativa a pagar el comunero y que el administrador no se lo quiera expedir.

En cualquier caso, la comunidad no podría actuar contra el administrador y removerle del cargo por negarse a entregar el certificado o querer cobrar al comunero, ya que no es su obligación, salvo que, y esto es importante, que la comunidad hay incluido en el contrato con el administrador de fincas la obligación de expedir los certificados de deuda. Sin embargo, y a sensu contrario lo que se recomienda es que cuando los administradores de fincas firmen los contratos con la comunidad, aspecto siempre recomendable, incluyan la cláusula de que la emisión de los certificados de deuda por el secretario administrador de fincas será abonado por el comunero que se lo interesa “particularmente”. Y ello, porque daría más fuerza al profesional de la administración de fincas a la hora de demostrar al comunero que debe pagar por su expedición, y ante la posible reclamación judicial sería, también, una prueba contundente para acreditar el derecho de crédito.

5.- La obligación de expedición del certificado y su derecho al cobro dependiendo de si el administrador de fincas es secretario y si no lo es.

Esta cuestión ha sido planteada en diferentes foros de estudio sobre la LPH habida cuenta que es un tema de gran interés para los administradores de fincas.

Desde nuestro de vista deben distinguirse dos situaciones bien distintas:

- Existe secretario de la comunidad con independencia del administrador de fincas.

- No existe secretario de forma aislada y estas funciones las asume el administrador de fincas.

En el primer caso, la petición será presentada al secretario de la comunidad, por lo que éste a su vez reclamará estos datos al administrador de fincas. Este último, pues, recibe la orden del secretario de la comunidad y entendemos que está incluido dentro de las actividades a que está obligado el administrador de fincas por su vínculo contractual con la comunidad, ya que la petición realmente surge desde dentro, aunque ello venga precedido de una petición de un particular.

En el segundo caso la situación es bien distinta, aunque pueda no parecerlo, ya que el particular se dirige al administrador de fincas para interesarle la expedición de una certificación a la que no está obligado en su vínculo con la comunidad, aunque sí por la ley, peor ello es lo que le da derecho a cobrarlo. Entendemos, con ello, que se realiza un arrendamiento de servicios que devenga el pago de este servicio, por lo que es perfectamente legítimo que en estos casos se reclame una cantidad por la realización de este servicio que interesa un particular al administrador directamente.

Ahora bien, como hemos expuesto, el administrador no podrá negarse a entregar el certificado en el caso de que el particular se niegue a abonar la expedición del certificado. Lo que éste deberá hacer en este caso es reclamar judicialmente el impago por el procedimiento correspondiente. Así, este podría ser el monitorio, ya que se dan los requisitos establecidos en el art. 812 -EDL 2000/77463-. Al haberse efectuado la petición por escrito el administrador debería exigirle al particular la firma del recibí del certificado emitido, con el que el administrador podría acudir al monitorio para reclamar este importe. También podría acudir al declarativo, que sería un juicio verbal al no poder superar la expedición de este certificado, evidentemente, la suma de 6.000 euros.

Por último, señalar, como venimos manteniendo, que desde nuestro punto de vista la obligación que el art. 9.1, e) LPH -EDL 1960/55- impone al administrador de fincas de expedir el certificado de deuda comunitaria no queda incluido dentro del vínculo contractual existente entre la Comunidad y el profesional, ya que se trata de un servicio que se presta al comunero fuera de la relación contractual del administrador. En este último caso se trata de su verdadera actuación dirigida a proteger los intereses y buena gestión de la Comunidad, pero fuera del mismo y cuando en este caso actúa como verdadero secretario que certifica una determinada actuación concreta, cual es la deuda que mantenga el transmitente con la Comunidad, ello no deja de ser una relación directa entre comunero y administrador de fincas fuera de su condición y vinculo con la Comunidad, por lo que es esta situación la que justifica que se trate de un concepto que devenga retribución por el comunero en virtud de una exigencia legal que le requiere la acreditación de su débito o cumplimiento en materia de gastos de comunidad.

Señalar, también, que el administrador de fincas solo puede entregar un certificado, no cualquier otro documento, y en todo caso que se expide para la venta del inmueble, porque es el único supuesto que así lo exige la ley, pero en ningún otro caso le exige la ley al administrador de fincas que extienda documentos con objetivo distinto al del art. 9 LPH -EDL 1960/55- por lo que es la única forma válida para el fin previsto en el art. 9 LPH, no sirviendo otro documento que no reúna estas características recogidas en el art. 9 LPH.

6.- La solicitud de la expedición del certificado de deuda por motivos distintos al del art. 9 LPH en casos de compraventa. ¿Está obligado el administrador a expedirlos si no cobra antes?

Esta es una cuestión interesante, ya que en ocasiones algunos comuneros interesan al administrador de fincas que les expida un certificado de deuda para conocer lo que adeudan. Por ello, la pregunta es si puede un moroso exigir al administrador de fincas que le entregue un certificado de deuda cuando quiera, sobre todo si es un propietario con muchos inmuebles.

La respuesta debe ser negativa. Ningún moroso tiene derecho a exigir al administrador que le certifique lo que debe. En cada junta se aprueba la liquidación de la deuda y debe conocerlo cada año. En cada cierre de acta consta la deuda anual y a este debe atenerse. Puede que en un caso concreto un deudor lo reclame por un tema de controversia, pero la habitualidad en reclamación de un certificado de deuda para ver qué tiene que pagar un deudor - y más si tiene varias propiedades- no está reconocido en la ley ya que el certificado solo se expide, y cobrándolo, en caso de venta. En este caso podría advertirse al comunero que reclama el certificado que se cobrará por suponer un trabajo adicional del administrador al que no está obligado ni tan siquiera a expedirlo, ya que aquí sí que es cierto que ningún precepto de la LPH exige al secretario que expida certificados de deuda, salvo el supuesto del art. 9 LPH -EDL 1960/55- antes visto y en el art. 21 LPH para efectuar la reclamación de gastos de comunidad.

7.- Conclusiones.

1.- El secretario administrador de fincas tiene derecho a cobrar por la emisión del certificado de deuda interesado por un comunero que desea vender su inmueble.

2.- Se recomienda que el administrador de fincas incluya en sus contratos con las comunidades que estos certificados se cobrarán al suponer una actuación al margen del vínculo con la comunidad, a fin de clarificar este tema con los comuneros que pudieran alegar que no quieren pagar.

3.- El administrador de fincas debe expedir el certificado de deuda aunque el comunero se niegue a pagarlo.

4.- En este caso, se procederá luego a la reclamación judicial por el importe de la emisión del certificado.

5.- En cualquier caso, la comunidad no podría remover al administrador de fincas si este se niega a expedir certificados si no cobra, pero asume un riesgo por las posibles responsabilidades que se puedan derivar por su no emisión. Se trata de una actuación “privada” del administrador de fincas con el comunero que desea vender.

6.- El único caso en el que no podría cobrar sería en el de que fuera solo administrador de fincas y no secretario y este se lo ordenara como actuación de la comunidad.

7.- Se aconseja una reforma legal de la LPH en el art. 9 -EDL 1960/55- por la que en los casos de compraventa de inmuebles los compradores deduzcan del importe de la venta a los vendedores la suma que conste en el certificado de deuda; cantidad que retendrán para entregarla a la comunidad para satisfacer el importe de la deuda que consta en el certificado de deuda, a fin de que las comunidades de propietarios siempre puedan garantizarse el cobro de sus deudas en el caso de las transmisiones de inmuebles.

Este artículo ha sido publicado en la "Revista de Derecho Inmobiliario", el 1 de diciembre de 2016.