Continuación del post de blog: http://www.rankia.com/blog/economia-domestica/1105920-documentacion-personal-herencias-cuestion-orden
Ampliación de las carpetas documentales
En base a las aportaciones de los lectores de anterior post de blog (sobre la misma cuestión), procedo a incluir algunas mejoras, ya que las respuestas han sido muy interesantes, y la verdad estoy sorprendido por el interés que ha creado una publicación que no tiene nada especial, es una mera cuestión de orden, no aporta nada que podamos calificar de extraordinario.
En primer lugar debo agradecer las aportaciones de todos los foreros que han participado en ello.
El presente post contendrá dos partes diferenciadas, la primera que viene seguidamente un capitulo de “otros documentos” para completar nuestra “carpeta documental”, y la segunda parte una idea para la confección de dicho archivo, que desconozco si será de utilidad, yo me voy a limitar a detallar mi forma de clasificación de estos documentos, ya que además de la recomendación contenida en dicho post anterior, debo indicar que tenemos (en casa) estructurado esto desde hace mas de 15 años.
A – Otros documentos de interés a añadir a la carpeta documental
* Un documento de “aspectos religiosos o de costumbres” (idea del forero Pipo Arnau), se trata de en su caso instrucciones sobre ritos funerarios, incineración …. sin embargo creo que esto además debe transmitirse de otro modo adicional a la familia, porque es probable que la carpeta la abran tras el sepelio, no antes del mismo, bueno muy seguro no estoy, en estas cosas supongo que “hay gente pa too”
* Aspectos tecnológicos: como cuentas de correo electrónico, servicios electrónicos a los que estamos suscritos, páginas web en las que estamos de alta, como facebook, twiter …..Rankia ¿cómo no?. En este sentido no incluiría nunca claves, primero porque es peligroso, y además con el fallecimiento de uno ya no son válidas legalmente, porque se supone que las claves con personales e intransferibles, y con toda seguridad con más o menos problemática, la disposición o consulta se podrá solucionar en persona tras la testamentaría.
* Aspectos genealógicos, aportación también de Pipo Arnau, que indica la conveniencia de trazar un árbol genealógico de al menos un par de generaciones hacia atrás, puede a primera vista parecer una solemne chorrada, pero si en nuestro patrimonio hay fincas rústicas, o recibimos en herencia parte de alguna finca, cuyos linderos en algún momento compartimos con familiares, esto nos puede ser de mucha utilidad en algún momento, no sería la primera vez que aparecen disputas por linderos, o cosas por el estilo, si tenemos esto "trazado" es probable que podamos acudir al lugar (família) adecuado a informarnos.
* Documento de voluntades anticipadas (testamento vital), aportación de “desvelada”. O como indica Carlosr con indicación acerca de la donación de órganos, si bien esto y al igual que aportación que se indica en primer lugar en esta lista, debe ir acompañado de que los familiares conozcan dichos extremos con anterioridad al fallecimiento.
* La aportación de Au24k es interesante también, él considera que en la carpeta tiene que estar una copia del testamento, pero esto va de opiniones, para muchos es necesario, y para otros más bien al contrario. Hay personas que libremente indican a los suyos su condición de herederos y concretando incluso de que, pero al mismo tiempo hay otras personas que entienden que esta información solo debe llegar en el momento del fallecimiento, no antes, por tanto su inclusión dependerá de la forma de ser de cada persona.
* En cuanto a la aportación de Velasqvs, no la veo yo para el planteamiento de mi post, es muy interesante, pero si entiendo bien, va referida a consideraciones fiscales y sobre la forma de estructurar nuestro patrimonio, con lo cual la creación, modificación y actualización de la carpeta documental, será su consecuencia, no la base.
B – Una idea de clasificación de los documentos (sub-carpetas)
La forera "desvelada" me aportó estos dos enlaces de la red http://online.wsj.com/article/SB10001424052702303627104576410234039258092.html#project%3DDOC110702%26articleTabs%3Darticle 4
http://online.wsj.com/article/SB10001424052702303627104576410234039258092.html#project%3DDOC110702%26articleTabs%3Dinteractive , que se puede pedir a "San Gugel" que haga la traducción automática. Solo una apreciación o una impresión, porque desconozco el sistema norteamericano de registro de fincas, pero el que tenemos en España es de los buenos, de los mejores del mundo, aqui una finca se localiza a través del registro de la propiedad central, si bien puede existir alguna finca que todavía no esté informatizada, sin embargo cuando estas de transmiten automaticamente se efectúa (Ver nota al final) (*). De todas formas todo lo demás aquí es bastante mas simple que lo indicado en estos enlaces, no sé a primera vista el sistema norteamericano me parece bastante caótico, aquí uno localiza las cuentas, las deudas, los seguros, y las fincas de una forma mucho mas simple, sin embargo si está todo bien clasificado, ahorramos mucho trabajo de "investigación" a nuestros herederos, tal como ya indiqué en el post anterior.
Para esto precisamos de los materiales siguientes:
1 - Numeramos las etiquetas del 1 al 100 ó más si cabe, no, no son muchos números porque la documentación es mucha, “el documento” a organizar no es solo patrimonial, es un “manual” de asuntos relevantes.
2 - Abrimos una hoja de cálculo en un ordenador, se puede perfectamente hacer a mano, pero como se observará va a suponer un problema su actualización, obviamente para los que no tengan el Excel por mano, vale perfectamente (o no tanto) un Word, pero entiendo que es más adecuado el Excel, por las filas y columnas que tiene establecidas. Dicha hoja de cálculo tendrá varios apartados y sub-apartados:
BIENES Y DERECHOS, y dentro de este apartado:
- Fincas
- Seguros
- Cuentas bancarias y de valores
- Empresas
- Otros bienes o derechos
DEUDAS Y OBLIGACIONES, y dentro de este apartado:
- Deudas bancarias
- Otras deudas
- Otras obligaciones
OTRA DOCUMENTACIÓN RELEVANTE, y dentro de este apartado:
- Relacionados con fincas
- Relacionados con …… (aquí cada uno tendrá sus particularidades)
- Relacionados con …… (ídem)
CANCELADO
Aquí no habrá sub-apartados, este capítulo se nutrirá de lo que vayamos cancelando, que guardaremos durante un tiempo prudencial, y si cabe destruiremos lo más antiguo cada cierto tiempo.
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En cada fila de hoja de cálculo y dentro de su apartado habrá una columna de descripción del bien u obligación, la titularidad (solo de …. de ambos … del hijo ….., etc.), la valoración a una fecha concreta, en los casos que se pueda determinar, como son las cuentas bancarias, o las coberturas básicas en seguros, pero vamos esto tiene poca utilidad, ,en algunos casos una columna con la fecha de adquisición o nacimiento de la obligación y se quiere otra de vencimiento, en los casos que éste exista, y una que contenga el número secuencial, y empezaremos a partir de 2, el 1 es para otra cosa que luego comentaré.
| Bien o derecho | Titularidad | Valor/coste | Fecha adquisición. | Valoracion actual | Número secuencial | Observaciones |
Entonces se trata de iniciar la confección de los archivos, cada documento o grupo de documentos dentro de un plástico, delante del mismo media cuartilla con las descripción resumida, que contendrá, por ejemplo en el caso de los seguros “Compañía de seguros tal, contratado con el mediador pascual (datos de la oficina, teléfono, e-mail ….) garantía básica de ….. , y le pegamos un número al plástico. Esto lo relacionamos en la hoja de cálculo o en el Word, y a las carpetas, ordenado por el número que le hemos asignado, de esta forma la localización es muy simple, porque obviamente el listado de relación lo pondremos en la carpeta.
El plástico número 1 lo reservamos para las instrucciones en caso de fallecimiento, si hemos asignado a un familiar como “administrador” de nuestros asuntos, etc.
¿Por qué es bueno en un Excel? Pues porque la carpeta será dinámica, y tendremos que “trasladar” de vez en cuando líneas a la parte del “cancelado”, añadir más líneas a media que vayamos incrementado los asuntos …. pero si …. En un Word se puede perfectamente.
Para ser práctico entiendo que no es necesario ir renumerando, un número utilizado ya no sirve, porque si no lo hacemos así, nos pasaremos mucho tiempo renumerando y tampoco es plan. Pero si que se podrán utilizar o reutilizar los números de lo cancelado, yo no lo hago, pero esto ya cada uno …..
La idea es tener una clasificación a través de un listado, y una forma de localizar rápidamente cada documento. Luego se puede también utilizar esta documentación por ejemplo en las fincas para incluir todo lo concerniente a si adquisición, facturas de gastos, etc., para que cuando vayamos a venderlas algún día, tengamos al mismo tiempo los costes detallados que utilizaremos para nuestras declaraciones de impuestos, es un mero ejemplo, de esta forma y como idea, pues que la carpeta no sea válida solo para nuestro fallecimiento, sino al mismo tiempo para nuestras operaciones económicas.
Nota de aclaración (*) - ¿Cuándo no localizaremos una titularidad en modo alguno? Tenemos que recordar que el registrar una finca, una compra-venta, etc. .,.. es un tema voluntario (pero extremadamente recomendable), pero si, por poder, es perfectamente posible y legal no registrar una compra-venta o una herencia en lo que afecta a fincas, la ley nos obliga a pagar los impuestos, pero no a registrarla, con lo cual si uno compra una determinada finca y no acude al registro de la propiedad para el cambio de titularidad, la misma seguirá registrada a nombre del anterior dueño, y obviamente esto no es que sea precisamente muy recomendable para proteger nuestro patrimonio.
Diciembre de 2012 - reedito: Si una vez confeccionado todo "el paquete" podemos escanarlo todo y archivarlo en un pen drive (para estas cosas archivarlo "en la nube" tipo dropbox no lo recomendaría, es demasiado personal) y tener en una pequeña caja fuerte en casa, dónde tenemos los collares y los anillos, pues no es mal plan. El problema está en que es necesario hacerlo con un escáner de estos de empresa, porque hoja a hoja sería muy largo, estos escáneres rápidos, solo precisan que quitemos las grapas y tienen una rápidez de la leche, esto si, mejor en blanco y negro, si lo hacemos en color tendremos un problema de espacio en el pen drive, y una lentitud de escaneo de la leche.
http://www.youtube.com/watch?v=C1k8B-qw040 para mi una de mas mejores composiciones de Mark Knopfler, y en mi opinión todo lo de esto tipo es muy bueno.
