El “patrimonio mental” de algunos profesionales *013*

Para labores administrativas es posible estandarizar. Cada cosa que hace un oficinista es una "solicitud" que conlleva una carga de trabajo compuesta por una colección definida de tareas. Por ejemplo, elaborar un reporte. El reporte puede incluir una cantidad variable de transacciones, y si la carga de trabajo depende de la cantidad de transacciones, es posible estimar el tiempo que tomará. Cada tarea siempre tiene un elemento que establece la carga de trabajo.

El problema es que muchas veces el empresario se dedica tanto al "eje de su negocio" que desconoce la composición de las tareas. No es un problema de educación o "ignorancia" en el sentido estricto de la palabra, sino que las técnicas usadas por las grandes empresas generalmente no se difunden entre las pequeñas empresas.

Cuando una empresa comienza, luego de pasar la etapa de alta mortalidad inicial, mantener la ocupación al 100% se debe a una mala planificación. La ocupación debería estar al 75% al 80% y el resto del tiempo se debe dedicar a innovar o a conocer y documentar procesos.

Lo de personal reemplazable es cosa absurda. Dos personas no son iguales. podrñan hacer la misma tarea simple, pero las personas pueden aportar más que su trabajo físico, pues pueden dar ideas, innovar. Tratar al personal como reemplazable, como repuesto desechable, es perderse esa extra.

Cuando no hay manuales de procedimientos, al contratar personal nuevo se dificulta su capacitación. Todo se convierte en tradición oral de tribu indígena. Los que controlan el "conocimiento" no quieren compartirlo y sabotean a los demás trabajadores para estar ellos a la cabeza, una especie de monopolio, tener al empresario por las pelotas para que no le despida por ser "indispensable, esencial y necesario".

En la industria farmaceutica, en la cual trabajé hace unos años, se usan los procedimentos normalizados de trabajo. Estos son fichas que llegan a describirlo todo, (lo primero es cómo elaborar un PNT).

A mi me encantaban, son modulares, por ejemplo, describes un puesto, éste te referencia a otros procedimientos de operaciones .

Se van redactando cuando se puede, de hecho ésta labor no acaba nunca. Uno de los aspectos más importantes es el de las fechas de redacción, validez y revision. A los dos años aproximadamente se revisan aunque la tarea no haya cambiado para verificar que sigue vigente el procedimiento.

Por ahí si le veo ya mas futuro, normalmente el asesor fiscal es una persona de confianza de la empresa, si amplía sus actividades a la asesoría financiera, si, en una ciudad media incluso, si le veo yo cierto mercado. Para complicar mas el asunto te pongo una nueva óptica, si me permites ........... mira …… muchas asesorías fiscales son unos linces en temas impositivos y fiscales, lo tienen claro, lo conocen, vamos unos buenos profesionales del papeleo, pero no es menos cierto que a buena parte de estos negocios yo les veo un problema, y lo he detectado en multitud de ocasiones, el tema está en que su visión es normalmente de índole fiscal, y a menudo exclusivamente fiscal, optimización de tasas e impuestos, y no, hoy hay que considerar la parte contable “la reacción” de un papelote llamado balance en las actuaciones financieras que tomemos, y si, con la cae, a veces puede ser conveniente menos optimización fiscal y atender o al menos considerar y analizar las “reacciones del balance”, la estabilidad del mismo, porque va nuestra financiación en ello, no solo de fiscalidad o de cuadrar el IVA, el 347, el 111 y el 202, viven las empresas ….

Todo depende, en alguna será inviable por el tema de coste-beneficio y en otras no es tan complicado, solo es laborioso, por ejemplo empresa con 5 personas en tareas administrativas y con una plantilla de pongamos 30 empleados en producción, control y ventas, o sea en total 35 personas, o sea muy grande, mas bien no, tampoco negocio de un autónomo ….. uno de los empelados del despacho se ocupa de tesorería, los cobros, las remesas de recibos y/o descuento, otro en pedidos y expedición …. Centrémonos en estos dos empleados, el primero seguro que tiene un manual o chuletas que detallan la forma de cursar las remesas en un banco o en otro, algo del aplicativo informático, y algunas chuletas más de documentación para renovar las líneas de crédito, etc. ….. pues si este enferma puede que la empresa tenga un problema de tesorería, será momentáneo, pero un problema en definitiva, y desde luego la empresa no puede depender de un empleado que esté de baja o que simplemente tenga una oferta de otra empresa del mismo polígono y se largue, pues se trata de redactar / resumir toso esto, ordenarlo y ya tenemos un mini manual de tesorería y sistemas de cobro/pago.

Vamos por el segundo, seguro que tiene el archivo de pedidos, el control de salidas, un control de albaranes de recepción, que todo ello reporta a la persona de facturación, pues lo mismo de antes, démosle un formato, e incluirlo en el manual de procedimientos.

En el tema de reclamaciones de cobro, seguro que el empleado encargado tiene en su ordenador unos modelos de reclamación, cuando es la primera vez, cuando es la segunda o cuando hay que pasar a mayores, pues exactamente lo mismo ….
No sé, un hotel, como se toman las reservas, como se trasladan al sistema, como se planifican las habitaciones y su ocupación, los archivos de “pedidos” o “bonos” de agencias de viajes, como se traspasan a facturación ….
Esta sería, a mi juicio una buena forma de empezar un tema de este calado, incorporando las “chuletas” que “pululan” en diversos cajones, carpetas o word’s-excel de la empresa, en un solo documento.

Creo que en muchas ocasiones no se trata de hacer un libro tipo “los pilares de la tierra” es algo así como estandarizar muchas cosas que ya existen ….

Esto sí, no te quito la razón, cuanto más pequeña es la empresa, más complejo es, y esto del coste-beneficio es mas aplicable, pero la ventaja de tener aunque sea un mini-manual supone que la empresa no depende de un empleado o de varios, depende de ella misma al margen de quien desempeñe las funciones, porque un nuevo contrato laboral tendrá la ayuda de poder “tomar los sistemas” de una forma más rápida y eficiente. Y desde luego mi ejemplo de la pared aplomada, es un tema a considerar.

Saludos.-

Eso mismo es lo que me preocupa a mí, y soy muy pesimista, las microempresas y autónomos han salido adelante a base de trabajar mucho y muchas horas, y lo han hecho centrándose exclusivamente en la producción, por lo que cambiar la mentalidad de los más veteranos lo doy casi por imposible. Es lo que tú dices, el servicio lo valoraría el que está al borde de la quiebra, pero milagros tampoco se pueden hacer, y llegados a ese punto tampoco se podría ofrecerle mucha ayuda. Respecto a la comercialización creo que el negocio habría que plantearlo como un servicio añadido a los que ya existen, es decir pasar a la asesoría fiscal-laboral-contable y ahora además, financiera.

La verdad es que esto del asesor financiero es como ser médico y las empresas tus enfermos, hay que examinarlos, diagnosticarles sus males y ponerles un tratamiento y una dieta, pero el esfuerzo para seguirla tienen que ponerlo ellos.

La esencia del Taylorismo es la sustitución fácil del capital humano. En las pymes este fenómeno es de menor escala que en las grandes porque en las primeras la mayoría de los trabajadores son familia, amigos, conocidos... que son colocados en los puestos de más responsabilidad.

Segundo, tampoco tienes en cuenta la relación coste-beneficio de elaborar estos manuales que en la mayoría de las empresas serán inviables.

Por otra parte, el problema de las ideas Taylorista no es que tengan 100 años, sino que al poco tiempo de ser elaboradas fueron percibidas como incompletas porque no eran capaces de recoger experiencias de gran importancia que no se deben recoger en los manuales como son el conocimiento de la estructura informal de las empresas, el saber hacer que pueda ser copiado, la influencia de las relaciones empresariales externas dentro de la empresa, etc, etc. De hay que casi todas las grandes empresas solo tengan deslocalizada la producción mecánica y no los puestos que requieren grandes dotes de conocimiento e inventiva.

A mi me parece de lo más lógico que un trabajador (sea aquí o en Pekín) no se preste a elaborar un manual preciso de sus tareas sin recibir nada a cambio y que va en detrimento de sus condiciones laborales. Por tanto, en la práctica esta labor es exclusiva de la empresa.

En el ejemplo de las asesorías si estoy de acuerdo con lo que has expuesto.

S2

La idea de mi blog es esta, “doméstica y pequeñas empresas”, que coño (y perdona la expresión) puedo aportar yo, un tipo que por no tener, ni siquiera tiene título universitario, sólo el equivalente a dos módulos de grado superior en estos temas (tengo 48 años, y esto antes se llamaba de otro modo, pero es equiparable, creo), algo de experiencia y poca cosa mas ¿aportar a medianas empresas? Nada, me pueden dar lecciones todas ellas, y dejarme como un trapo sucio, cualquier adjunto a dirección financiera todo esto lo sabe, o lo debería saber…. No, no, seguro que lo sabe …….

Tu tema, es un hecho que la asesoría financiera es un campo con futuro, y además muy necesario, el problema para mi es la comercialización del asunto, ya que me temo que al final, o en general, solo entienden necesaria la concurrencia de dichos profesionales los que están “medio desahuciados” en la relación bancaria crediticia, y estos a mi entender no son el perfil del cliente de una asesoría financiera, yo este tipo de gestión, y tal vez estoy en un error, la entiendo como una gestión del balance en primer lugar, intentar que las macro cifras del mismo (las cuentas contables a tres cifras) tengan una cierta proporción, y una estructura “agradable” a los analistas de riesgos, me refiero a gestionar la deuda a corto y largo, intentando mejorar el ratio de circulante, traspasar, si se pueden prestamos a socios a capital, mejorando el patrimonio neto y la obligacionalidad de la deuda, temas de cash flow, etc., etc., nada del otro mundo que a menudo es posible solo con negociar una préstamo a largo plazo en lugar de una póliza de crédito. Algunos no entienden que si queremos crédito bancario, nuestro balance precisa de una estructura, si tiene la que nos da la gana, será nuestra empresa, pero no tendremos el crédito, y no hablo de contabilidad creativa, es un error, hablo de procurar mejorar algunas cosillas, y además, últimamente las entidades financieras una vez concedida la financiación, en función de la estructura de balance, dan una calificación (rating) a la empresa, y el precio de la financiación va intrínsecamente ligado al rating, pero balance, peor rating, mal precio.

Y luego convencerles que tus servicios valen un dinero, en pequeñas empresas si les vendes un material, entienden el precio, pero no siempre entienden el precio del servicio, cobras por algo y cambio das palabras ……. Por ello te decía lo de la “comercialización” porque el que no tiene crédito y tu se lo negocias y consigues, entiende su valor, pero el que más o menos lo tiene, no sé yo si le da el valor que tiene la negociación y el precio. Supongo que en grandes ciudades es muy posible obtener un buen mercado, pero no lo tengo tan claro en poblaciones pequeñas.

Ya, pero tras 100 años, esto lo tienen las grandes empresas, bastantes de medianas, de la parte pequeña solo algunas de las de los 8-10-15 millones de facturación, por debajo de esto lo tienen los que vienen mas o menos obligados a cumplir requisitos de auditoria o de ISO'S, y a partir de ahí, me parece que solo 4 y el tato.

Es más, muchas de las pequeñas pero ya auditadas, y como sabes para estar obligado a ello no es necesario mucho, el manual se resume en unas cuantas ideas generalistas para cumplir un expediente, y de detalle poco o nada, y el detalle tal vez no sea obligatorio en estos términos, pero si se tiene el que domina el cotarro es el dueño, y una salida de un cargo intermedio, no supondrá problemas graves, sin embargo como no tengas esto bien definido, dicha salida puede provocar problemas "logísticos", de acuerdo serán solucionables, pero como mínimo con unos costes, demoras e incidencias que el dueño o los socios no tienen porque asumir.

Los manuales de procedimientos que propones tienen más de un siglo de antigüedad:

"El deseo de Taylor en aplicar su venerado “scientific management”, iba en la noble dirección de conseguir la máxima prosperidad del empresario, así como la máxima prosperidad para el trabajador (Taylor pag. 21), aun así, después contradice esta afirmación diciendo que ha visto como los trabajadores que empiezan a tener aumentos en su sueldo en más de un 60% se convierten "tomadores de trago" y empiezan a disminuir su producción y, así, su calidad de vida; de ahí que el 60% en el aumento de sueldo sea para él el tope máximo a pagarle al que el califica como un trabajador tipo buey.5

Para terminar, se deben citar algunos de los argumentos de Taylor para la aplicación de sus propuestas. Para él, el hombre es, por naturaleza, perezoso e intenta escudarse en ello para realizar lentamente su trabajo haciendo creer al empresario que está dando lo mejor de sí. De ahí que se deben medir los tiempos y los movimientos de estos trabajadores para estudiarlos y encontrar la mejor combinación de movimientos musculares para elevar la producción y, también, dar uniformidad a los procesos, lo que no ocurría en el antiguo sistema. Para ello era necesario dividir entre quienes piensan las mejores maneras de hacer el trabajo y quienes tienen las fortalezas físicas para ejecutarlo, a los primeros se les daba la responsabilidad de adiestrar a los segundos hasta obtener de ellos el mayor rendimiento que su cuerpo pudiera dar. También habla de la especialización de tareas, pues de esta manera, el trabajador gana más tiempo y destreza haciendo lo mismo todos los días. La organización científica del trabajo según Taylor. "El autor afirma, sin temor a que le desmientan, que esta holgazanería constituye el más agudo de los males que afectan a los obreros de Inglaterra y de América."

El mismo Taylor explicaba las etapas para poner en funcionamiento su nueva organización científica del trabajo:

Hallar de diez a quince obreros (si es posible en distintas empresas y de distintas regiones) que sean particularmente hábiles en el trabajo a analizar.
Definir la serie exacta de movimientos elementales que cada uno de estos obreros lleva a cabo para ejecutar el trabajo analizado, así como los útiles y materiales que emplean.
Determinar con un cronómetro el tiempo necesario para realizar cada uno de estos movimientos elementales y elegir el modo más simple de ejecución.
Eliminar todos los movimientos mal concebidos, los lentos o inútiles.
Tras haber suprimido así todos los movimientos inútiles, reunir en una secuencia los movimientos más rápidos y los que mejor permiten emplear los mejores materiales y útiles."

http://es.wikipedia.org/wiki/Frederick_Winslow_Taylor

"Taylorismo digital

Los autores Brown, Lauder y Asthton denominan taylorismo digital a la organización global del denominado trabajo de conocimiento propio de la revolución informática o tercera revolución industrial- que es sometido al mismo proceso de gestión de organización científica que en su día sufrieron los denominados trabajos artesanales por el taylorismo.

El taylorismo digital somete las tareas, hasta hace poco consideradas no mecanizables -de caracter creativo, intelectual-, propio de las clases medias y muchos profesionales, al mismo destino que las artesanales, son codificadas y digitalizadas consiguiendo que la capacidad humana de decisión y juicio pueda ser sustituida por programas automáticos con protocolos de decisión informatizados -mecanizados-. Además, por su facilidad de deslocalización y movilidad técnica de los procesos -propia de las conexiones globales informatizadas- los empleos son fáciles de exportar, cambiar y sustituir.

Son los países desarrollados los que más van a sufrir el taylorismo digital ya que las tareas informatizables aumentan día a día y es en los países en desarrollo y subdesarrollados donde se encuentran salarios cada vez más bajos."

http://es.wikipedia.org/wiki/Taylorismo

S2

Un gran artículo otra vez, no sólo por el interés de la temática, sino por la exposición realizada poniéndose en la piel del autónomo o pequeño empresario.

Hace tiempo que me dí cuenta de que el gran problema de estos colectivos, autónomos y microempresas es la falta de profesionalidad en varias áreas de la organización. Quiero decir, un albañil sabe de albaliñería y un fontanero de fontanería, pero de finanzas, marketing, contabilidad, etc. conocimientos cero. El problema es que no hacen el menor esfuerzo por desarrollar estas áreas de su negocio, únicamente el área contable-fiscal porque están obligados por la ley.

Sin duda tus artículos le serán muy útiles para quien sea capaz de percibir la importancia de las cuestiones tratadas en ellos.

Por otra parte, una idea de negocio que hace tiempo me ronda por la cabeza, es una asesoría financiera, igual que una fiscal, pero incorporando la planificación financiera de la empresa. Creo que este tipo de asesorías le prestarían un gran servicio a las microempresas, aunque como indicaste en otro artículo, lo mejor sería que el gerente de la empresa se lo currase un poco e hiciese el esfuerzo por adquirir unos conocimientos mínimos, pero eso lleva tiempo, bastante tiempo.